Ohjeita sirkuksen tilastointiin

MIKSI TILASTOIDAAN?

Vuosittain koottavat esitys- ja katsojatilastot auttavat seuraamaan sirkusalan pitkän linjan kehitystä sekä sitä, missä mennään nyt. Vaikka taiteen muuttaminen numeroiksi ei aina ole yksinkertaista, tilastoja tarvitaan, kun tietoa sirkuksen kentästä välitetään esimerkiksi Opetus- ja kulttuuriministeriölle ja muille päättäjille. Vuositilastojen piirtämän kokonaiskuvan avulla voidaan pyrkiä vaikuttamaan esimerkiksi sirkuksen aseman kehittymiseen yhteiskunnassa.

MITÄ TILASTOIDAAN?

Sirkustilastoon kerätään tietoa sirkuksen ammattilaisesitysten määrästä ja katsojista. Esitysten lisäksi kerätään tietoa sirkustoimijoiden järjestämistä yleisötyötapahtumista ja niiden osallistujamääristä. Valtion toiminta-avustusta saavilta sirkusryhmiltä kerätään myös taloustiedot. Julkaistavat tilastoluvut perustuvat toimijoiden omaan ilmoitukseen.

Yhteistuotettujen teosten esitykset ja katsojat tilastoidaan kaikille tuotanto-osapuolille, mutta lopullisessa tilastossa päällekkäiset luvut vähennetään esitysten ja katsojien kokonaismääristä. Yhteistuotannolla tarkoitetaan yhden tai useamman kumppanin välistä tuotantoa, jossa osapuolet sopivat etukäteen taloudellisen ja taiteellisen tuotantopanoksen ja -vastuun jakamisesta jo harjoitus- ja kantaesitysvaiheessa. Valmiista teoksesta ei voi jälkikäteen sopimalla tehdä yhteistuotantoa.

Tilastot ilmoitetaan ryhmäkohtaisesti. Ryhmä voi olla pysyvä tai jonkin teoksen ympärille koottu työryhmä. Ryhmä ilmoittaa esitystilastoon omat sirkusesityksensä kotimaassa ja ulkomailla sekä järjestämiensä sirkusvierailujen esitykset. Suunnittelutöitä tai esiintymisiä sirkuksissa, varietee-ohjelmistoissa tai vastaavissa ei ilmoiteta, ellei kyse ole ilmoitusta tekevän ryhmän yhteistuottamasta teoksesta. Tilastoon ei myöskään merkitä esiintymisiä teatteri- tai televisiotuotannoissa. Sirkuskoulujen oppilasesitykset eivät kuulu tämän tilastoinnin piiriin.

Esitystoiminnan lisäksi tilastoidaan sirkustoimijoiden toteuttamaa yleisötyötä. Yleisötyöllä tarkoitetaan esitysten rinnalla toteutettua taidelähtöistä, ammatillisesti johdettua toimintaa, joka on suunnattu sirkuksen nykyiselle tai tavoitellulle yleisölle. Yleisötyötapahtumia voivat olla esimerkiksi teosesittely, yleisökeskustelu, avoimet harjoitukset jne. Sirkusammattilaisille tai ammattiin opiskeleville suunnattu toiminta, kuten residenssit, workshopit, luennot, tai sirkuksen harrastustoiminta eivät kuulu tähän tilastointiin.

  • Teos vai muu esitys?
    Teoksella tarkoitetaan kantaesitettyä ja valmista kokonaista teosta. Muulla esityksellä taas numeroa, räätälöityä esitystä, demoa jne. Yksittäisen numeron esittäminen sisällytetään tilastoihin (kohtaan ”Muu esitys”), jos ilmoitusta tekevä ryhmä toimii teoksen yhteistuottajana.
  • Katsojat lasketaan esityskohtaisesti
    Esitys on kokonaisuus, jonka katsoja näkee yhdellä lipulla, vaikka se sisältäisi useita teoksia yhteisillassa. Jos teoksella / teoskokonaisuudella on ollut samassa esitystilassa pidempi esityskausi, voidaan koko kausi merkitä yhdellä kertaa (esityskerrat ja katsojat yhteensä), ei jokaista esitystä erikseen.
  • Work in progress
    Demot ja work in progress -esiintymiset kirjataan yleisötyöksi, jos ne ovat muodoltaan yleisökeskustelun tai avoimen harjoituksen tyyppisiä. Jos ne ovat lähempänä kantaesitettävää teosta, kuten usein esim. Subcase- tai CircusNext-tapahtumien work in progress -esitykset, merkitään ne esitystilastoon “Muihin esityksiin”. Älä ilmoita samaa demoa kahteen kertaan, vaan valitse tyypiksi joko yleisötyö tai muu esitys.
  • Ennakko vai avoin harjoitus?
    Yleisö- tai kutsuvierasennakko voidaan laskea teoksen esitykseksi, kun ns. valmis teos esitetään yleisölle juuri ennen varsinaista ensi-iltaa. Jos kyseessä on avoin harjoitus testiyleisön kanssa, tilastoidaan se yleisötyön puolelle.
  • Tilausnäytös vai ei?
    Tilausnäytös on esitys, jossa esitystilan kaikki katsomopaikat on myyty ”tilaajalle”, eikä muulla yleisöllä sen vuoksi ole mahdollisuutta ostaa siihen lippuja. (Esim. jokin yritys ostaa koko kaupunginteatterin näytöksen työntekijöilleen.) Tilausnäytöksen katsojat voidaan merkitä tilastoon katsomokapasiteetin mukaan. Esitystä, johon on avoin lipunmyynti tai vapaa pääsy, ei lueta tilausnäytökseksi. Sellaisten katsojat merkitään aina todellisen yleisömäärän mukaan.
  • Yleisötyötapahtumien osallistujamäärä
    Kun yleisötyötapahtuma on kokonaisuus, jossa on useampi tapaamiskerta (esim. kurssi, työpaja jne.) ja osallistujat ovat kaikilla tapaamiskerroilla jotakuinkin samat, ei osallistujia lasketa eri kerroilta yhteen, vaan merkitään keskimääräinen osallistujamäärä per kerta. Vaihtoehtoisesti, jos useamman tapaamiskerran tapahtuma on ilmoittautumisella rajattu, voidaan merkitä ilmoittautuneiden määrä.

TIETOJEN ILMOITTAMINEN

Tiedot ilmoitetaan sähköisellä lomakkeella. Tilastokyselyyn pääsee yksilöllisellä linkillä, joka on ryhmäkohtainen, eikä sen käyttöön tarvitse käyttäjätunnusta tai salasanaa. Tiedot voi täyttää vuodesta toiseen saman linkin kautta, ja linkin saa pyytämällä Sirkuksen tiedotuskeskuksen tilastonlaatijalta.

  1. Avaa sähköpostitse saamasi linkki.
  2. Valitse vasemmasta ylälaidasta ”New response”.
  3. Täytä avautunut lomake ja klikkaa ”Lähetä”. Lähetetyistä vastauksista muodostuu listanäkymä. Kunkin lähetetyn vastauksen tiedot näkyvät yhdellä rivillä.
  4. Olet valmis, kun olet A) lähettänyt ilmoituksen kaikista tilastoitavan vuoden esityksistä ja tapahtumista sekä B) täyttänyt erikseen kunkin teoksen tiedot (kantaesityspäivä, esiintyjät, taiteellinen työryhmä ym.) kohtaan ”Teoksen sisältötiedot ohjelmistoluetteloon”. Syöttämäsi tiedot näkyvät nyt allekkain riveinä listanäkymässä.

LUE NÄMÄ OHJEET TARKASTI

  • Jokaista esitystä, samassa paikassa tapahtunutta esitysjaksoa ja yleisötyötapahtumaa (tai sellaisen jaksoa) kohden täytetään oma ilmoitus valitsemalla ”New response”.
  • HUOM! Kun kyseessä on teos, täytä tiedot teoksen kustakin esityksestä / samassa paikassa tapahtuneesta esitysjaksosta omalle lomakkeelleen kohtaan ”A) Teoksen esitys” ja lähetä. Avaa sitten lomake uudelleen ja täytä samaa teosta koskevat sisältötiedot valitsemalla ”B) Teoksen sisältötiedot ohjelmistoluetteloon”. (Kokoamme tilastojen yhteyteen ohjelmistoluettelon kaikkien sirkusryhmien vuonna 2018 esittämistä teoksista.)
  • Ilmoittamasi tiedot listautuvat siinä järjestyksessä kuin ne on syötetty lomakkeille. Listanäkymää voi järjestää esimerkiksi ilmoitustyypin tai tilastointivuoden mukaan klikkaamalla haluttua kohtaa otsikkoriviltä.
  • Jos haluat tarkastella tai muokata jo lähetettyä vastausta, valitse listanäkymässä rivin vasemmasta reunasta ”Edit”. Voit myös poistaa jo ilmoittamiasi tietoja klikkaamalla roskiskuvaketta rivin vasemmassa laidassa.
  • Jos haluat palata lomakenäkymästä listanäkymään ja katsella jo ilmoittamiasi tietoja, klikkaa lomakkeen ensimmäisessä palkissa olevaa linkkiä.
  • Muista ilmoittaa esitys- ja teostietojen lisäksi myös yleisötyöhön liittyvät tiedot. Yleisötyötapahtumia voivat olla esimerkiksi teosesittely, yleisökeskustelu tai avoimet harjoitukset.
  • HUOM! Jos kyseessä on kiertue, jonka esityskokonaisuus on säilynyt samana koko ajan, klikkaa lomakkeen tyypiksi ”Esityskiertue”. Näin sinun ei tarvitse täyttää lomakkeeseen kaikkia tietoja useaan kertaan. Paikkakuntakohtaiset esitys- ja katsojatiedot täytetään erilliseen Excel-taulukkoon, joka ladataan lomakkeelta, täytetään ja tallennetaan omalle koneelle. Sen jälkeen palataan lomakkeeseen, ladataan Excel sinne ja täytetään teostiedot loppuun. Jos haluat muokata täyttämääsi Exceliä, pääset poistamaan sen klikkaamalla klemmarikuvaketta lomakkeessa. Muokkaa sitten tiedot omalle koneellesi tallentamaasi Exceliin ja lataa se uudelleen lomakkeeseen.
  • Kiinnitä huomiota, että teoksen tuottajat tulee merkittyä oikein. Tuottajan perusteella määräytyy, lasketaanko esitys omiin vai vierailijoihin.
  • Älä jätä lomaketta keskeneräisenä auki selaimeen, ettei istuntosi vanhene ja sinun tarvitse täyttää tietoja uudelleen.
  • Jos tilastoilmoitusta tekee organisaatiossa useampi henkilö, pitäkää huoli, ettette toisistanne tietämättä täytä samoja tietoja useaan kertaan. Järjestelmä nimittäin sallii yhtäaikaiset käyttäjät, mutta vastausten lista ei välttämättä päivity kaikkien käyttäjien näkymässä reaaliaikaisesti. Tietoja muokattaessa viimeisenä lähetetty jää voimaan.
  • Tiedot imuroidaan järjestelmästä määräajan mentyä umpeen, mutta näkymä jää sellaisenaan käyttöösi jatkoa varten.
  • Tilastoinnista ei tarvitse erikseen poistua tai kirjautua ulos. Voit yksinkertaisesti sulkea selaimen.
  • Jos määräajan umpeuduttua, ennen tilastojen julkaisua huomaat virheen tai puutteen lähettämissäsi tiedoissa, ota pian yhteyttä tilastonlaatijaan . Jos linkki joutuu kadoksiin, voit pyytää sen uudelleen tilastonlaatijalta (tammikuusta kesäkuuhun) tai viestintäsuunnittelijalta (elokuusta joulukuuhun). >> Henkilökunnan yhteystiedot